Outlookの署名を自動で挿入するには？
メールの署名は、送信者の情報を伝える大切な要素です。Outlookでは、すべてのメールに自動的に署名を挿入する設定が可能です。本記事では、Web版とデスクトップ版それぞれでの署名の作成方法と、自動挿入の設定手順について詳しく解説します。
Outlookで署名を作成する方法
署名を自動挿入するには、はじめに署名を作成する必要があります。使用しているOutlookのバージョンによって手順が異なるため、それぞれの方法を確認しましょう。ここでは、Web版とデスクトップ版での署名作成手順を解説します。
Web版Outlookでの署名作成手順
Web版Outlookで署名を作成するには、画面上部の「設定」アイコンをクリックし、「アカウント」から「署名」を選択します。表示された「電子メールの署名」欄に署名を入力し、書式設定オプションでフォントやサイズ、色などを決定しましょう。
別の方法として、「設定」から「メール」、「新規作成と返信」からも署名を作成できます。この画面でも同様に署名を入力し、必要に応じて書式を変更します。
デスクトップ版Outlookでの署名作成手順
新しいOutlook for Windowsでは、「表示」タブから「設定の表示」を選択し、「アカウント」から「署名」を選択します。「新しい署名」をクリックして個別の名前を付け、編集ボックスに署名を入力しましょう。
フォント、色、スタイルを自由に設定でき、テキストに加えてリンクや画像も含められます。編集が完了したら「保存」をクリックしましょう。
署名を自動で挿入する設定方法
署名を作成したら、メール作成時に自動的に挿入されるよう設定します。新規メッセージと返信・転送時で異なる署名を使うことが可能です。ここでは、それぞれの設定方法を解説します。
新規メッセージへの自動挿入設定
Web版では、署名作成画面で「新しいメッセージの既定の署名」を選択し、作成した署名をドロップダウンリストから選んで「保存」をクリックします。
デスクトップ版では、「既定の署名の選択」セクションで「新しいメッセージ」のドロップダウンから自動挿入したい署名を選択して「保存」をクリックします。
返信・転送時の自動挿入設定
返信や転送時にも署名を自動挿入する場合、Web版では「返信の既定の署名」から使用したい署名を選択します。デスクトップ版では「返信と転送」のドロップダウンから署名を選択します。
すべての設定が完了したら、「保存」をクリックして変更を適用します。以降、メールを作成する際に自動的に署名が挿入されるようになるのです。
