Outlookのおすすめ便利なメール設定7選

Outlookの効率化を図るための設定とは？

Outlookには、日々のメール業務を劇的に効率化する便利な設定が多数搭載されています。本記事では、仕事ができる人が実践している時短術から、意外と知られていない便利機能まで、Outlookを最大限活用するための7つの設定をご紹介します。

毎日大量のメールを作成する際、少しの工夫で作業時間を大幅に短縮できます。ここでは、メール作成時に役立つ3つの便利な設定をご紹介します。

ビジネスメールに欠かせない署名を毎回手入力するのは非効率です。「設定」から「メール」、「新規作成と返信」から署名を設定すれば、すべてのメールに自動挿入されます。新規メッセージと返信で異なる署名の使い分けも可能です。

定型文をクイックパーツ機能でテンプレート化できます。「挿入」タブから「クイックパーツ」、「定型句ギャラリー」を選択して保存すれば、次回から簡単に呼び出せます。

「設定」から「メール」、「作成と返信」から「送信の取り消し」で、最大10秒まで待機時間を設定できます。添付漏れ警告メッセージの表示設定も併せて行いましょう。

受信トレイの整理は、メール業務の効率化に欠かせません。ここでは、メール管理を効率化する2つの設定を紹介します。

「ホーム」タブの「ルール」から条件とアクションを設定すれば、特定の送信者や件名のメールを自動的にフォルダへ振り分けられます。

頻繁に行う操作をワンクリックで実行できます。「移動」「上司に転送」「完了」などがデフォルトで用意されており、独自の操作も追加可能です。

大量のメールから必要な情報を素早く見つけるための設定を紹介します。

削除したくないものの日常的に確認不要なメールは、アーカイブフォルダに格納します。クイック操作と組み合わせれば、ショートカットキーで素早くアーカイブできます。

重要なメールにフラグをつけて管理できます。任意の日時にアラーム通知する設定も可能で、リマインダーとしても活用できます。

7つの設定を活用することで、日々のメール業務にかかる時間を大幅に削減できます。自分の業務に合った設定から始めて、徐々にカスタマイズを進めていきましょう。